منتدى السكريتاريا
مرحبا بك أخي في منتدى السكريتاريا إذ لم تكن مسجلا تفضل أخي بالتسجيل و تمتع معنا
شارك و ساهم معنا و لو بكلمة شكر من لم يشكر الناس لم يشكر الله
بحـث
 
 

نتائج البحث
 


Rechercher بحث متقدم

المواضيع الأخيرة
التبادل الاعلاني
احداث منتدى مجاني

واجباتُ السكرتاريةِ قبلَ الاجتماعِ

استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي اذهب الى الأسفل

واجباتُ السكرتاريةِ قبلَ الاجتماعِ

مُساهمة من طرف Admin في الخميس 7 يناير - 18:27:45

و
واجباتُ السكرتاريةِ قبلَ الاجتماعِ :


حجزُ غرفةِ أو قاعةِ الاجتماعاتِ


عندما يكونُ مديرُكَ مسئولاً عن الدعوةِ لاجتماعٍ ما، وذلك حسبَ القانونِ الأساسيِّ والنظامِ الداخليِّ للمؤسسةِ، يكونُ لزامًا عليكَ أن تقومَ بجميعِ النواحِي التنظيميةِ التي تكفلُ نجاحَ الاجتماعِ، ومن أهمِّهَا: حجزُ غرفةِ أو قاعةِ الاجتماعاتِ، فقبلَ إرسالِ الدعوةِ للأعضاءِ للاجتماعِ، يجبُ عليكَ أن تتأكدَ من مكانِ الاجتماعِ؛ فلن تستطيعَ إرسالَ الدعواتِ إلا بعدَ تحديدِ مكانِ الاجتماعِ. ونوعُ غرفةِ أو قاعةِ الاجتماعاتِ المطلوبةِ يتوقفُ على عددِ الأفرادِ الذين سيتمُّ دعوتُهُم للاجتماعِ ومدى الحاجةِ إلى توفّرِ معداتٍ خاصةٍ بالقاعةِ كأجهزةِ الترجمةِ وجهازِ العرضِ وخلافهِ، وهذه الأجهزةُ قد تكونُ غيرَ متوافرةٍ بالمؤسسةِ؛ وبالتالي قد يستلزمُ الأمرُ حجزَ قاعةِ الاجتماعاتِ بأحدِ الفنادقِ الكبرى أو أحدِ دواوينِ الاجتماعاتِ المخصصةِ لهذا الغرضِ.


مواصفاتُ غرفةِ أو قاعةِ الاجتماعاتِ


يمكنُكَ تحديد حجمِ القاعةِ بمعرفةِ عددِ الأعضاءِ، فإذا كان الاجتماعُ دوريًّا ويحضرُهُ أعضاءٌ لا يتغيرون؛ فيمكنكَ معرفة العدد بالرجوعِ إلى الاجتماعِ السابق، فإذا كانَ الاجتماعُ الذي نحن بصددِهِ الأولَ من نوعهِ، فيمكنكَ معرفة العدد من خلال دعواتِ الأعضاءِ. كذلك يجبُ معرفةُ الأجهزةِ التي يحتاجُها الاجتماعُ، والعملُ على توفيرِها والتأكدُ من أنّها تعملُ بكفاءةٍ ويتمُّ ذلك بسؤالِ المديرِ عن الأجهزةِ المطلوبةِ. ولا يفوتكَ أن تأخذَ في اعتبارِكَ فتراتِ الراحةِ خلالَ يومِ الاجتماعِ - إذَا كانَ الاجتماعُ سيمتدُّ ليومٍ طويلٍ أو عدةِ أيامٍ في بعضِ الأحيانِ - وما يمكنُ تقديمُهُ من مشروباتٍ أو وجباتِ طعامٍ للأعضاءِ، كل هذه الأمورِ عليكَ بمتابعتِها والتأكد من دقتِها حتى يمكنكَ الاطمئنان إلى أن الاجتماعَ قد حُضِّرَ له بصورةٍ جيدةٍ.


إرسالُ الدّعواتِ


يعتبرُ توجيهُ الدعوةِ للاجتماعِ من أهمِّ الأركانِ الضروريةِ لصحتِهِ، بل لصحةِ القراراتِ التي تصدرُ عنه، ويجبُ عليكَ كسكرتيرٍ مسئولٍ عن تنظيمِ الاجتماعِ أن تراعي الأركانَ الضروريةَ اللازمةَ لصحةِ الاجتماعِ، فيجبُ أن تختارَ الوقتَ المناسبَ لإرسالِ الدعواتِ، فإرسالُ الدعواتِ قبلَ موعدِ الاجتماعِ بمدةٍ طويلةٍ تصرفٌ غيرُ حكيمٍ، فمن السهلِ في هذه الحالةِ أن ينسى الأفرادُ موعدَ الاجتماعِ لطولِ الفترةِ الزمنيةِ بين إرسالِ الدعواتِ والموعدِ المحددِ للاجتماعِ، كما أن إرسالَ الدعواتِ قبلَ الاجتماعِ بفترةٍ قصيرةٍ لا يعطي للأفرادِ الفرصةَ لتحضيرِ أنفسِهِم للاجتماعِ خاصةً إذا كانت هناك أوراقٌ ومواضيعُ يجبُ إعدادُها لمناقشتِها في الاجتماعِ. والأنسبُ أن تُرسلَ الدعواتُ للحضورِ قبل الاجتماعِ بأسبوعين أو أكثر قليلاً حتى يتمكنَ الأعضاءُ من الترتيبِ لحضورِ الاجتماعِ.


مواصفاتُ دعواتِ الاجتماع

يجبُ أن تُوضحَ الدعوةُ اسمَ الشخصِ المطلوب دعوتُهُ للاجتماعِ، وموضوعَ الاجتماعِ، وميعادَه، ومكانَه، والغرضَ منه، كذلك يمكنُ إعدادُ الدعوةِ بشكلٍ يسمحُ بأن تتلقى ردًّا على الدعوةِ سواء بالموافقةِ على الحضورِ أو عدم إمكانيةِ الحضورِ. ويتمُّ ذلك بأن يكونَ هناك جزءٌ في نهايةِ الدعوةِ يمكّنُ صاحبَ الدعوةِ من الردِّ بنعمٍ أو لاَ، ويطلبُ منه قطعَ هذا الجزءِ وإعادتهُ إليكَ في موعدٍ محددٍ حتى يمكنكَ أن تعرفَ وتحددَ من سيحضرُ الاجتماعَ والعددَ الفعليَّ للحضورِ، كذلك يجبُ عليكَ الاحتفاظُ بنسخٍ من الدعواتِ التي وُجهتْ للأفرادِ ومواعيد إرسالهَا لأيِّ ظرفٍ طارئٍ.


إعدادُ جدولِ الأعمالِ


يتوقفُ نجاحُ الاجتماعِ مهما كان الغرضُ منه على مدى كفاءةِ التحضيرِ له، ويكونُ التحضيرُ للاجتماعِ بإعدادِ جدولِ الأعمالِ، ويعتبرُ جدولُ الأعمالِ الورقةَ الرسميةَ التي يعتمدُ عليها المديرُ في إدارتِهِ للاجتماعِ وكذلك الأعضاءُ في متابعتِهم لما يجرِي أثناءَ الاجتماعِ. وجدولُ الأعمالِ قائمةٌ تحتوي على الموضوعاتِ الرئيسيةِ التي سيتمُّ مناقشتُهَا والتصويتُ عليها من خلال الاجتماعِ مرتبة بحسب أهميةِ الموضوعاتِ. ويجبُ عليكَ كسكرتيرٍ مسئولٍ عن تنظيمِ الاجتماعِ أن تقومَ بطباعةِ جدولِ الأعمالِ وتصويرِ عددِ نسخٍ تكفي أعضاءَ الاجتماعِ وكذلك توزيعها عليهم في يومِ الاجتماعِ أو إرسالها بالبريدِ لهم قبلَ الاجتماعِ للاطلاعِ عليها حتى يتمكنَ الأعضاءُ الذين يريدُون تقديمَ ورقةِ عملٍ، أو بحثًا بخصوصِ موضوعٍ ما وردَ بالجدولِ من الإعدادِ لهذا البحثِ، وفي أحيانٍ أخرى يطلبُ منكَ متابعةُ الأعضاءِ ومعرفةُ عددِ البحوثِ التي ستقدّمُ للمناقشةِ ويكونُ لك السلطة في طلبِ هذه الأبحاثِ من أصحابِها قبل الاجتماعِ بوقتٍ كافٍ حتى يمكنكَ إعدادها وتجهيزها من طباعةٍ وتصويرٍ قبل موعدِ الاجتماعِ.


إعدادُ ملفِّ الاجتماعِ


من واجباتِ السكرتيرِ المتعلقةِ بالاجتماعاتِ أن يقومَ بإعدادِ الملفِّ الخاصِّ بالاجتماعِ موضوع المناقشةِ، وذلك بإرفاقِ جميعِ الأوراقِ والمستنداتِ التي سيحتاجُها المديرُ أثناءَ الاجتماعِ. كذلك سيكونُ عليهِ أن يتأكدَ من أنَّ كلَّ عضوٍ وافقَ على إعدادِ ورقةٍ لطرحِها بالاجتماعِ قد أرسلَ له الورقةَ، وأنهُ قد قامَ بإعدادِها وطباعتِها وتصويرِها لجميعِ الأعضاءِ لتوزيعِها في بدايةِ الاجتماعِ.
__________________

avatar
Admin
Admin

عدد المساهمات : 110
السٌّمعَة : 34
تاريخ التسجيل : 01/01/2010

معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو http://secretariat.star-ac.org

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

رد: واجباتُ السكرتاريةِ قبلَ الاجتماعِ

مُساهمة من طرف الآولفي في الأحد 13 مارس - 0:00:49

جزاك الله خيرا على الموضوع المميز....موفيقن يإذن الله.

الآولفي

عدد المساهمات : 7
السٌّمعَة : 3
تاريخ التسجيل : 12/03/2011

معاينة صفحة البيانات الشخصي للعضو

الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل

استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي الرجوع الى أعلى الصفحة


 
صلاحيات هذا المنتدى:
لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى